AI-policy

Denna policy uppdaterades senast 2024-09-10.

Definitioner

Planima - Svenskt aktiebolag med organisationsnummer 559027-1358.

Tjänsten - Webbtjänsten avsedd för underhållsplanering av fastigheter som heter ”Planima”

Inledning

På Planima ser vi artificiell intelligens (AI) som en kraftfull teknik som kan skapa betydande värde för våra kunder, våra medarbetare och samhället i stort. Samtidigt är vi medvetna om de risker och etiska utmaningar som AI medför.

Denna policy beskriver hur vi använder AI på ett ansvarsfullt, transparent och etiskt sätt, i linje med vår kultur och vår strategi.

Hur använder vi AI?

På Planima använder vi AI för att skapa direkt värde för våra kunder men också internt i vår verksamhet. Användning av AI avser både AI utvecklat av Planima och utvecklat av externa leverantörer.

Dessa är de huvudsakliga användningsområdena för AI på Planima:

Möjliggöra och förbättra funktioner i Tjänsten

Effektivisera kundkommunikation och tillhandahålla bästa möjliga kundupplevelse

Assistera i utvecklingen av Tjänsten

Effektivisera interna processer

Samla in, strukturera, analysera och extrahera insikter och kunskap ur data

Krav för användning av AI

All användning av AI på Planima utvärderas utifrån följande krav (där samtliga måste uppfyllas):

Skapar konkret värde: Varje användning av AI ska syfta till att skapa ett tydligt mervärde (kvantitativt och/eller kvalitativt) för användaren.

Passar bäst för problemet som ska lösas: Det finns inget egenvärde i att använda AI. Det ska enbart användas när det är den bäst lämpade lösningen för ett specifikt problem.

Väger risker mot fördelar: Vi förstår att AI kan ha risker och nackdelar, inklusive ekonomiska kostnader, energiförbrukning, potentiella integritetsfrågor och tekniska utmaningar. Vid utvärdering av en potentiell AI-lösning görs en noggrann bedömning av dess potentiella risker och nackdelar i förhållande till det värde det genererar.

Är i linje med vår lag, kultur och policies: AI-användning ska följa gällande lagstiftning, våra interna riktlinjer och vara förenlig med företagets kultur.

Följer etiska principer: Se avsnitt nedan.

Etiska principer

För att säkerställa att vår användning av AI är etiskt ansvarsfull, följer vi dessa principer:

Ansvar och ansvarstagande: Vi tar fullt ansvar för hur vi använder AI, både internt och i de lösningar vi erbjuder till kunder och andra intressenter.

Transparens: Vi strävar efter att vara transparenta i när och hur vi använder AI. Våra kunder och andra intressenter har rätt att veta när de interagerar med AI och hur deras data används i AI-processer.

Rättvisa och icke-diskriminering: AI-system ska designas och utvecklas för att vara rättvisa och undvika bias. Vi arbetar aktivt för att identifiera och åtgärda eventuella oönskade bias som kan uppstå i våra modeller.

Integritet och datasäkerhet: Vi är fast beslutna att skydda våra kunders integritet och säkerhet. AI-system som använder personuppgifter ska följa strikta dataskyddsrutiner och gällande regler om dataintegritet, såsom GDPR. För personuppgiftshantering och AI gäller vår Personuppgiftspolicy.

Process och översyn

Alla beslut om ny eller avsevärt förändrad användning av AI hos Planima ska genomgå en strukturerad beslutsprocess som innefattar en analys av värde/fördelar, risker/nackdelar och etiska överväganden utifrån denna policy.

Vår användning av AI granskas regelbundet för att säkerställa att de uppfyller våra policies. Vid behov uppdateras system eller processer för att hantera nya etiska, juridiska eller tekniska förutsättningar.